Vertragsmanagement

Sie werden sich vielleicht fragen, warum in einem Unternehmen ein gut funktionierendes Vertragsmanagement nötig ist.

Ich werde es Ihnen sagen: Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen. Selbstverständlich ist mit Vertragsmanagement auch die Gesamtheit aller Tätigkeiten im Rahmen eines Projektes gemeint. Denn in diesem Zusammenhang müssen Abwicklung, Verwaltung, Entwicklung und Fortschreibung der Gesamtheit aller Verträge gewährleistet sein.
Vertragsmanagement wird in der Praxis als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit sowohl eine globale als auch eine komplexe Unternehmensaufgabe dar. In diesem Zusammenhang ist festzustellen, dass fast alle Abteilungen in einem Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette von diesem Thema betroffen sind. Jede Abteilung hat ihre fachspezifischen Anforderungen an das Vertragsmanagement, die im Folgenden aufgeführt werden:

Einkauf: Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Lieferanten und Partnern Rechtsabteilung: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z.B. Basel II) sowie gesellschaftsrechtlicher Vorschriften (z.B. Einhaltung von Firmenrichtlinien)

Vertrieb: Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Kunden

Controlling: aktive Risikobewertung in Anlehnung an bestehende Vertragsverhältnisse

Audit: Verbesserung der Audit-Fähigkeit über existierende Verträge, sowie Transparenz aller Vertragsprozesse

Geschäftsführung: Kostenminimierung auf Basis eingeschränkter und kalkulierbarer Vertragsrisiken

IT: Lizenzverträge, Wartungs- und Ausfallverträge

Betrachtet man diese einzelnen Anforderungen, so ergeben sich Risiken für ein Unternehmen, wenn diese nicht erfüllt werden:

- Nichteinhaltung von gesetzlichen Vorschriften
- Ungleicher Informationsstand oder auch fehlende Aktualität
- Schwieriges Auffinden von Verträgen
- Inhaltliche Risiken von Verträgen
- Verlust von Verträgen oder auch von deren Bestandteilen
- Versäumnis von Fristen
- Mangelhafter Bearbeitungsprozess
- Nicht immer transparenter Genehmigungs-/ Freigabeprozess
- Hohe Durchlaufzeiten, kein Vertragscontrolling
- Hohe Kosten durch unnötige Vertragsgestaltung

Das Vertragsmanagement, das ich Ihnen anzubieten habe, gliedert sich in drei Teilbereiche:

1. Vertragscontrolling: Das Vertragscontrolling beschäftigt sich in erster Linie mit der Risikobewertung im Vertragswesen.
Fragen nach den Kosten der abgeschlossenen Verträge, nach der Höhe der existierenden Miet-/Leasingverpflichtungen oder auch Fragen nach der Höhe des Umsatzpotentials pro Quartal/Jahr werden ebenso beantwortet wie die Frage nach der aktuellen Differenz zwischen Neu- und Bestandskunde oder auch welche Projekte unter den gegebenen Vertragsbedingungen laufen.

2. Vertragsverwaltung: Die Vertragsverwaltung ist ein wesentlicher Bestandteil des Vertragsmanagements zur Optimierung des Vertragswesens. Die Grundlage der Vertragsverwaltung bildet unter anderem die Erzeugung von vertragsrelevanten Informationen. Im Mittelpunkt steht hierbei die Strukturierung dieser Informationen.
Im Folgenden werden einige wichtige Aspekte genannt:

- Vergleich und Bearbeitung von Angeboten
- Überwachung von Fristen, insbesondere Kündigungstermine
und - fristen
- Vertrags-/Dokumentenprüfungen sowie Vertragsstrukturen
- Vertragserstellung und – verhandlung
- Vertragscontrolling
- Vertragsarchivierung

Kommen wir nun zu dem letzten Teilbereich des Vertragsmanagements:

3. Vertragsarchivierung: Im Mittelpunkt steht hierbei die unveränder- bare, langfristige und revisionssichere Archivierung von vertragsrele- vanten Dokumenten (z.B. Vertragstext, Vertrags- entwürfe, Protokolle und AGB´s). Die Vertragsarchivierung zielt auch auf eine Optimierung des Vertragswesens hin. Denn ist es in der Praxis nicht so, dass eine enorme Informationsflut (z.B. E-Mails mit Nachträgen zu Verträgen oder Verweise auf andere Dokumente) den jeweiligen Bearbeiter überschwemmt und viel an zeitlichen Ressourcen verschlingt?

Die Zielsetzung meiner Arbeit soll es sein, für Ihr Unternehmen eine Datenbank zu erstellen, die alle vertragsrelevanten Informationen ent-
hält und für Sie jederzeit abrufbar ist. Denn damit ist eine Effizienz des betriebswirtschaftlichen Handelns zu erreichen, dass aus heutiger Sicht nicht mehr wegzudenken ist.

Sollte Sie diese Dienstleistung interessieren, lasse ich Ihnen gern ein detailliertes Angebot zukommen.

Kontakt: fragen@consilium-zimmermann.eu